Les procès-verbaux sont des documents qui permettent d'enregistrer officiellement les événements. Les procès-verbaux sont utilisés pour documenter l'événement tel qu'il s'est produit, pour y faire référence si nécessaire, pour partager des informations de manière officielle et correcte et pour la protection juridique. L'annonce officielle de l'incident est faite sous forme de procès-verbal.

Qu'est-ce qu'une Minute ?

La tenue de procès-verbaux est le processus d'enregistrement officiel du contenu d'un événement, d'une réunion, d'un processus de transaction ou d'une conversation exactement tel qu'il est. Des procès-verbaux sont tenus pour assurer la protection dans les procédures judiciaires, pour documenter officiellement l'incident, pour le référencer en tant que document officiel dans les procédures judiciaires et pour rendre compte avec précision de la situation.

Les procès-verbaux préparés par les institutions officielles peuvent être signés par la police, le notaire, le tribunal, les entreprises, les services gouvernementaux ou les institutions officielles.

Comment tenir un procès-verbal ?

Les procès-verbaux étant des documents officiels, certaines règles doivent être respectées lors de leur préparation. Les procédures de tenue des procès-verbaux peuvent comporter des changements et des détails différents concernant la nature et le lieu de l'événement à enregistrer. Vous pouvez appliquer les conditions suivantes à titre d'exemple sur la manière de conserver les procès-verbaux :

Avant de commencer le contenu du procès-verbal, vous devez rédiger le titre conformément au règlement. S'il n'y a pas de situation particulière pour l'incident faisant l'objet du rapport, le titre doit être écrit au milieu de la page et en majuscules sous la forme « MINUTES ».
Après avoir indiqué la nature de l'incident décrit dans le rapport, des informations détaillées sur l'incident doivent être fournies. Outre les informations détaillées sur l'incident, la manière dont les informations sur l'incident ont été obtenues doit également être incluse dans le rapport.
Les informations telles que le lieu où l'incident s'est produit, la date et l'heure, ainsi que la nature de l'incident, doivent également être clairement indiquées.
S'il existe des preuves pouvant être considérées comme des preuves concernant l'événement mentionné dans le rapport, celles-ci doivent également être ajoutées au rapport. Des informations sur la manière dont les preuves ont été obtenues doivent également être incluses dans le rapport.
Si le procès-verbal occupe plus d'une page, le verso des pages doit être laissé vierge et les nouvelles pages doivent être numérotées.
Les signatures humides des personnes dont les informations sont incluses dans le procès-verbal sont également requises. Les procès-verbaux sans signature ne sont pas valables.

Éléments à considérer lors de la préparation du procès-verbal

Les procès-verbaux étant des documents officiels, certains modèles et règles doivent être suivis lors de la préparation du procès-verbal. Les points importants dans la préparation du procès-verbal sont les suivants :

Il doit être préparé sur des papiers A4 ou A5.
Le titre du procès-verbal doit être écrit en majuscules au milieu de la page.
La date et l'heure de l'incident, les détails sur la façon dont l'incident s'est produit et la manière dont l'incident a été appris doivent être inclus en détail.
Les preuves concernant l'incident doivent également être incluses dans le rapport.
Les informations d'identité des personnes nommées dans le procès-verbal doivent également être incluses.
À la fin du procès-verbal, la date et l'heure auxquelles le procès-verbal a été dressé et les signatures des personnes mentionnées doivent être incluses afin que la fin soit claire.

A quoi servent les minutes ?

Des procès-verbaux sont tenus car ils constituent des documents officiels dans les cas où l'incident doit être signalé. Les procès-verbaux servent de protection juridique et juridique des événements survenus, de référence pour les situations de gestion de l'entreprise et les relations salarié-employeur. Pour que les procès-verbaux soient présentés comme des documents officiels et soient utiles à l'incident, ils doivent être préparés avec une réelle information et soin. Les procès-verbaux peuvent être utilisés comme documents officiels pour différents événements et objectifs. Nous pouvons énumérer les avantages de la tenue de procès-verbaux comme suit :

Ils assurent une protection juridique en utilisant les procès-verbaux tenus par le tribunal, le notaire, les offices officiels ou les institutions publiques comme preuve dans les procédures judiciaires.
Dans les cas où des sanctions ou des poursuites pénales sont nécessaires, les procès-verbaux sont présentés aux tribunaux comme documents officiels concernant le déroulement de l'incident.
Dans les institutions commerciales, des procès-verbaux peuvent être tenus pour conserver les détails du contenu des réunions et des discussions. Ce procès-verbal pourra être utilisé dans des décisions futures.
Les procès-verbaux tenus sur les lieux de travail peuvent être conservés pour protéger l'employeur et l'employé dans les procédures juridiques concernant les événements sur le lieu de travail.

Comment tenir un procès-verbal en fonction de sa situation ?

Dans les cas où l'incident doit être enregistré, des procès-verbaux peuvent être tenus, mais dans des domaines différents. Des procès-verbaux peuvent être tenus pour la vie professionnelle, l’éducation et l’état de santé, ainsi que pour les procédures judiciaires ou pénales. En cas de situations problématiques lors des examens et des traitements hospitaliers, un rapport peut être tenu pour l'état de santé, un rapport pour les sanctions telles que la discipline dans la vie éducative, un rapport pour tout problème dans les zones militaires ou un accident du travail.

Comment conserver un rapport d’accident de la route ?

Un constat d'accident de la route avec dégâts matériels peut être établi selon les règles suivantes :

Le rapport doit être rempli en deux exemplaires seulement par les personnes impliquées dans l'accident. Si vous êtes impliqué dans un accident, il est obligatoire de remplir le constat même si vous n'avez pas de permis.
Même si le formulaire rempli pour le procès-verbal est une photocopie, les signatures humides des parties doivent être présentes dans le procès-verbal.
Les informations du formulaire doivent être remplies de manière incomplète et la cause de l'accident doit être clairement indiquée.
Étant donné que le rapport n'est pas valable si l'entreprise et la police ne peuvent pas être identifiées, les compagnies d'assurance et les numéros de police de circulation des parties doivent être indiqués de manière complète et exacte.
Le rapport doit être soumis à la compagnie d’assurance dans les cinq jours ouvrables.

Comment conserver les rapports militaires ?

Dans les domaines militaires, les procès-verbaux ont généralement un modèle fixe. Par exemple, si le rapport est lié à un incident disciplinaire, un titre tel que « RAPPORT DE DÉTECTION INDISCIPLINE » est écrit dans la partie supérieure centrale de la page du rapport. Après avoir indiqué la date, l'heure exacte et le lieu exact de l'incident, les informations sur l'incident et les noms mentionnés dans l'incident sont incluses dans le rapport. Après que la date à laquelle le procès-verbal a été dressé soit indiquée à la fin, le procès-verbal est finalisé avec les signatures humides des personnes mentionnées dans le procès-verbal et de la personne qui tient le procès-verbal.

Comment conserver les rapports des étudiants ?

Comme dans les autres procès-verbaux, une fois le titre du rapport écrit en majuscules, la date, l'heure, les détails de l'événement et les noms mentionnés dans l'événement sont inclus. Une fois la date du procès-verbal ajoutée à la fin, le procès-verbal est finalisé avec les signatures humides de l'élève, de l'enseignant, du directeur adjoint et du directeur.